Vergadertips

Deze tips zijn onmisbaar voor een efficiënt verloop van de vergadering:

1. Voorzitter

 Een goede voorzitter is van belang voor het verloop en de structuur van de vergadering. Heeft iedereen zijn/haar zegje wel kunnen doen? Zijn er collega's die de boventoon voeren in de discussie of de brainstormsessie. Blijft het doel wel in zicht en komen alle onderwerpen op de agenda ter sprake? Dat zijn vragen waar een voorzitter zich mee bezig houdt. 

2. Notuleer

Of u nou notuleert, of dat het ander dat doet, dat maakt niet uit. Zolang het maar gebeurd. Gek genoeg wordt er achteraf vaak vergeten dat hetgeen genotuleerd nog verstuurd dient te worden naar de individuele deelnemers van de bijeenkomst. 

3. Informele borrel

De informele borrel na, of alvorens een bijeenkomst mag niet ontbreken en zorgt voor een stukje teambuilding. Zorg er wel voor dat deze niet in dezelfde ruimte als waar de bijeenkomst wordt gehouden plaats vindt. Hou het informele, sociale aspect buiten de bijeenkomst. 

4. Het onderwerp en de planning

Vergader niet om het vergaderen. Met andere woorden, draag er zorg voor dat een vergadering gebaseerd is op een vooraf gesteld doel. Stel ten behale van dat doel een strakke tijdsplanning op. Niemand heeft zin in eindeloze discussies en afdwalende onderwerpen. 

5. Opsomming

De focus van de mens en diens geheugencapaciteit zijn gelimiteerd. Een opsomming van de belangrijkste punten van de vergadering en de genomen beslissingen aan het eind van de vergadering is handig. Dit kan een taak van de voorzitter zijn, of van de notulist. 

6. No chance comes without resistance

Wanneer er beslissingen worden genomen die een bedrijfsonderdeel zullen veranderen, zullen er altijd tegenwerpingen zijn. Om alle neuzen in de dezelfde richting te krijgen, is daar veel tijd, moeite en energie voor nodig.